Een werknemer ontslaan: tips & kosten.

In België heeft iedere werkgever het recht om zijn werknemer te ontslaan, mits het respecteren van de ontslagreglementering.   In de meeste gevallen zal de werkgever een opzegtermijn of opzegvergoeding moeten toekennen.  Vaak komen er nog extra kosten bij.  Wat moet je nu weten over het ontslag?

1. Opzegvergoeding versus opzegtermijn

Zodra je als werkgever de werknemer wil ontslaan ben je verplicht om een opzegtermijn toe te kennen.  Dit is een termijn waarin de medewerker een andere geschikte job kan zoeken.  De duur van de opzegtermijn is afhankelijk van de anciënniteit in je bedrijf.  Indien je medewerker in dienst getreden is voor 2014 zijn er 2 berekeningen die je moet maken.  Ten eerste de ontslagberekening voor de periode voor 31 december 2013 en dan de nieuwe ontslagberekening vanaf 1 januari 2014.  Daarna moet je beide termijnen optellen.  Is je medewerker in dienst getreden na 1 januari 2014 dan is de nieuwe regelgeving van toepassing:

Je hebt de keuze als werkgever om aan de werknemer op te leggen om de opzegtermijn te laten presteren of om onmiddelijk het contract stop te zetten en een opzegvergoeding toe te kennen.  Deze opzegvergoeding komt overeen met de kost van een opzegtermijn.

Wil je als werkgever dat de medewerker een opzegtermijn presteert? Dan moet je aan volgende verplichtingen voldoen:

1. Ontslagbrief per aangetekend schrijven of via deurwaardersexploot opsturen.
2. De ontslagbrief moet in de juiste taal zijn: Nederlands in het Vlaams Gewest of voor een Nederlandstalige werknemer in het Brussel Gewest en in het Frans indien de werkgever zijn zetel heeft in het Frans Gewest of in het Brussels Gewest en de medewerker is Franstalig.
3. De ontslagbrief bevat de datum, de datum van ingang van de opzeg en de opzegtermijn.
4. De opzegbrief moet ten laatste voor het aangetekend schrijven op woensdag opgestuurd worden zodat de opzegtermijn kan ingaan op de volgende maandag.
5. De werkgever moet "hetzelfde" werk kunnen voorzien aan de werknemer.

Als je bovenstaande regelgeving niet strikt opvolgt dan heeft volgens de wet het ontslag niet plaatsgevonden en kan de werknemer een verbreking van het contract inroepen.

Je hebt eveneens het recht als werkgever om te beslissen om het contract onmiddelijk stop te zetten.  In dit geval ben je verplicht om de medewerker een opzeggingsvergoeding uit te betalen:

1. Er is geen enkele wettelijke formaliteit maar toch adviseer ik je om het ontslag per aangetekend schrijven te bevestigen.
2. De opzegvergoeding is meer dan alleen het loon uitbetalen, je moet hier ook de voordelen meenemen zoals maaltijdcheques, verzekeringen, firmawagen,....

Het is ook steeds mogelijk om het ontslag eerst te betekenen met een opzegtermijn en dan tijdens de opzegtermijn toch te beslissen om de samenwerking vroeger stop te zetten.  In dit geval betaalt de werkgever een opzeggingsvergoeding voor de resterende opzegtermijn.

Wat met een contract van bepaalde duur?

Je kan alleen een eerste contract van bepaalde duur opzeggen gedurende de eerste helft van het contract met een maximum tot de eerste 6 maanden. Daarna kan je het contract alleen maar verbreken. De verbrekingsvergoeding is dan gelijk aan de wettelijke opzegtermijn zoals bij een contract van onbepaalde duur maal 2 en maximum tot aan het einde van het contract.

2. Vrijstelling van prestaties

Ingeval het een hoge ontslagkost is en het bedrijf kan de medewerker niet meer tewerkstellen, dan kan een vrijstelling van prestaties een oplossing zijn om de ontslagkost te spreiden over verschillende maanden.    Je kan dit als werkgever spijtig genoeg niet afdwingen.  De werknemer moet akkoord gaan om tijdens de opzegtermijn vrijgesteld te worden van prestaties.

3. Ontslagmotivatie

De werkgever moet ieder ontslag van een werknemer langer in dienst dan 6 maanden kunnen motiveren. Dit ben je verplicht wanneer de werknemer dit verzoekt (binnen 2 maanden na het ontslag). Je bent verplicht om het ontslag te motiveren. Doe je dit niet dan heeft de werknemer recht op een fofaitaire schadevergoeding van 2 weken loon.  Indien je het ontslag onvoldoende kan motiveren kan de medewerker naar de rechter stappen en riskeer je een schadevergoeding tussen de 3 en 17 weken loon te moeten betalen.   De rechter gaat oordelen of het ontslag kennelijk en redelijk was: is het ontslag omwille van gedrag of competenties van de werknemer of omwille van de noodwendigheden van het bedrijf.

4. Outplacement

Wanneer ben je als werkgever verplicht om outplacement aan te bieden?

1. Ingeval je werknemer + 45 jaar is en 1 jaar anciënniteit heeft in je bedrijf.
2. Ingeval je werknemer een opzegtermijn van 30 weken heeft.

Hoeveel kost outplacement?

Outplacement van + 45 jaar moet minimum 30 uren bevatten en kost dus minimum 1800 €.  Sommige paritaire comités (bv. PC 200) bieden gratis outplacement aan, hierdoor heeft de werkgever geen extra onkosten.

Het bedrag van het outplacement aanbod van +30 weken opzegtermijn moet overeenkomen met 1/12de van het jaarloon van de werknemer met een minimum van 1.800 € en een maximum kost van 5.500 €.  Daarnaast mag de werkgever 4 weken loon inhouden op de opzegtermijn van de werknemer om deze kosten te dekken.  Hierdoor is de outplacement geîntegreerd in de ontslagkost.

5. Sollicitatieverlof

Iedere werknemer die ontslagen wordt door de werkgever en een opzegtermijn moet presteren heeft recht op sollicitatieverlof:

1. Indien de werknemer recht heeft op outplacement: 2 halve dagen per week of 1 dag per week voor het volgen van de outplacementbegeleiding.

2. indien de werknemer geen recht heeft op outplacement:

Opzegtermijn van 26 weken of minder: één dag of twee halve dagen per week.

Opzegtermijn van meer dan 26 weken: eerste weken van de opzegtermijn een halve dag per week, in de laatste 26 weken heeft de medewerker recht op 2 halve dagen of 1 hele dag per week.

6. Ontslag omwille van economische redenen 

Ingeval je moet overgaan tot een ontslag omwille van economische redenen, moet je alle wettelijke verplichtingen vervullen en word je niet financieel vrijgesteld hierdoor.  Je moet dus ook het ontslag kunnen motiveren ingeval de werknemer hiernaar vraagt.

Indien je daarnaast meer dan 20 werknemers hebt, moet je hiermee oppassen.  Ingeval je teveel werknemers ontslaat in een periode van 60 dagen omwille van economische redenen kan je in het toepassingsgebied vallen van collectief ontslag.   Aan de regelgeving van collectief ontslag zijn strenge maatregelen verbonden

Besluit hoeveel kost een ontslag?

Voor de totale ontslagkost moet je dus rekening houden met:

• De wettelijke opzegtermijn.
• Opzegtermijn presteren of verbreken?  Bij verbreking heb je extra onkosten omdat de werknemer niet meer voor je werkt en dus niet meer bijdraagt tot omzet.  Daarnaast moet je ook de voordelen die de werknemer geniet in rekening brengen van de opzegvergoeding.
• Neem de kosten voor outplacement mee in rekening.  Ingeval bij een opzegtermijn van meer dan 30 weken kan je de kosten van het outplacement in mindering brengen van de opzegvergoeding.
• Voorzie ook steeds een gemotiveerd dossier voor het ontslag op basis van feiten en bewijzen om zo een schadeclaim te vermijden.
• Bij iedere uitdiensttreding ben je als werkgever verplicht om het resterende vakantiegeld uit te betalen en een prorata eindejaarspremie als dit zo is bepaald in je paritaire comité.

Ontdek enkele gratis modeldocumenten die je bij een ontslag van pas kunnen komen.

Heb je hulp nodig bij ontslag?