Heeft je bedrijf geen arbeidsreglement of heb je deze al in jaren niet meer geupdate?

Ik merk dat de waarde van een arbeidsreglement sterk onderschat wordt door bedrijven. Een arbeidsreglement is ten eerste een wettelijke verplichting, maar daarnaast ook een tool om afspraken, regels en een kader voor de werknemers vast te leggen. Aangezien werknemers in ons rechtstelsel sterk beschermd worden is het essentieel om als werkgever bepaalde afspraken vast te leggen in je arbeidsreglement. Doe je dit niet dan zal je vele zaken niet kunnen afdwingen en sta je juridisch zwak in je schoenen. Hieronder de toelichting waarom een arbeidsreglement essentieel is voor je bedrijf.

Waarom een arbeidsreglement belangrijk is?

Een arbeidsreglement is niet alleen een wettelijke verplichting maar ook een tool om regels, afspraken en gedragingen die je van je werknemer verwacht vast te leggen. Neem daarom de tijd om je reglement op maat van het bedrijf te maken. Iedere activiteit of sector heeft andere noden.

Dit reglement is een juridisch instrument waarmee je regels afdwingt van je medewerkers. Worden deze regels niet opgevolgd dan kan je je werknemers sanctioneren. Dit kan via een verwittiging, ingebrekestelling of misschien als het echt nodig is een ontslag. Heb je geen arbeidsreglement dan val je terug op Collectieve Arbeidsovereenkomsten of nationale wetgeving, die vaak in jouw situatie ontoereikend is.

Voorbeeld 1: Je bent een consulting bedrijf waar de medewerker de gewerkte tijd per klant registreert. Neem dan afspraken op over hoe de registratie moet gebeuren, deadlines en de gevolgen voor de medewerker als hij dit niet of niet correct doet. En neem duidelijk op dat frauderen met de tijdsregistratie een inbreuk is op het vertrouwen en kan leiden tot ontslag (al dan niet dringende reden).

Voorbeeld 2: Je hebt een winkel, neem dan in het reglement op dat je als werkgever het recht hebt om de zakken van de werknemers te controleren bij het verlaten van de werkplek. De werknemer moet hier voorafgaand van verwittigd worden. Neem je deze regel niet op, dan mag is de werknemer niet verplicht om de inhoud van zijn/haar zak te tonen. Heb je een vermoeden van diefstal dan zal je de politie moeten inschakelen om de inhoud van de zak vast te stellen.

Voorbeeld 3: Controle van internet en emailgebruik. Als werkgever moet je ook hier de werknemer informeren hoe je zijn internet en emailgebruik controleert. Is de werknemer niet geïnformeerd maar je stelt wel zwaarwichtige feiten vast, dan kan de werknemer naar de rechtbank stappen en zal de rechter vaststellen dat de feiten onrechtmatig verworven zijn en dus geen impact of gevolg kunnen hebben.

Daarnaast zijn ook regels opgenomen in het arbeidsreglement om de werknemer te beschermen. Je hebt als werkgever ook de plicht om goed voor hun te zorgen. Bijvoorbeeld engagement gelijke behandeling in verloning voor mannen en vrouwen, de procedure te volgen als slachtoffer van pesterijen, wat als de werknemer een verslavingsprobleem heeft, hoe verloopt de betaling van het loon,…

Wettelijke verplichting?

Ten eerste als werkgever ben je wettelijk verplicht om een arbeidsreglement te hebben. Daarnaast zijn er gedurende de jaren heel wat verplichte vermeldingen toegevoegd aan het reglement zoals een procedure voor pesten of ongewenst seksueel gedrag, GDPR regels, occasioneel thuiswerk,….

Indien je een ondernemingsraad hebt wordt het arbeidsreglement in overleg opgesteld. Heb je geen ondernemingsraad dan moet dit gebeuren in overleg met de werknemers. In de praktijk informeert de werkgever de werknemers over het arbeidsreglement en plakt het reglement aan in een gemeenschappelijke ruimte. De werknemers hebben dan 15 kalenderdagen de tijd om opmerkingen op te schrijven in het opmerkingenregister. Maken de werknemers geen opmerkingen dan gaat het arbeidsreglement in 15 dagen na de aanplakking. Zijn er wel opmerkingen, ga je als werkgever hiermee aan de slag, kom je er niet uit zal je de sociale inspectie moeten inschakelen om te bemiddelen.

De werkgever moet eveneens 8 dagen na de inwerkingtreding van het reglement dit reglement neerleggen bij het regionaal bureau voor de sociale inspectie. Doe je dit niet is het arbeidsreglement niet afdwingbaar tegenover de werknemers. Vergeet niet om iedere nieuwe werknemer een arbeidsreglement te bezorgen bij aanvang van de tewerkstelling.

Het niet hebben van een arbeidsreglement kan door de sociale inspectie gesanctioneerd worden met een administratieve sanctie is een geldboete tussen 200 € en 2000 € of een strafrechtelijke sanctie is een geldboete tussen 400€ en 4000 €.

Verplichte vermeldingen in het arbeidsreglement zijn werkroosters, meting en controle van de arbeid, loonbetaling, opzegtermijnen en dringende redenen, toezichthoudend personeel, sancties en verhaalprocedures, eerste hulp bij ongevallen en verbandkist, jaarlijkse vakantie, gegevens ondernemingsraad, CPBW en vakbondsafvaardiging, gegevens arbeidsongevallenverzekering en sociale inspectiediensten, verwijzing naar ondernemingscao’s, elektronische archiveringsdienst en dan nog enkele bepalingen die werden voorgeschreven door andere wetten zoals datum feestdagen, preventief alcohol- en drugsbeleid,…. Maar neem daarnaast ook duidelijke regels op specifiek voor je bedrijf.

Evalueer je reglement jaarlijks

Neem jaarlijks de tijd om je arbeidsreglement te evalueren. Zijn er regels binnen je bedrijf gewijzigd? Zijn er nieuwe wettelijke verplichtingen bijgekomen? Kloppen de uurroosters nog?.... en neem de tijd om het reglement aan te passen. In sommige gevallen zal je het reglement opnieuw moeten neer leggen bij het regionaal bureau voor sociale inspectie. In dit geval moet je het reglement uithangen en de medewerkers de kans geven om opmerkingen te geven.

Wat nu?

Heb je nog geen reglement? Neem dan actie om het zo spoedig mogelijk in orde te brengen. Laattijdig een reglement indienen bij de sociale inspectie heeft tot vandaag nog nooit tot boetes geleid. Of Nood aan een review of update van je reglement. Geen idee hoe je hieraan moet beginnen? Aarzel niet om me te contacteren, als juridisch HR consultant help ik je graag verder.

Heeft je bedrijf geen arbeidsreglement of heb je deze al in jaren niet meer geupdate?

Waarom een werknemer aanwerven via IBO?

Wil je zelf een geschikte arbeidskracht opleiden? Dan kan je beroep doen op een budgetvriendelijk IBO-contract met de VDAB. Lees er meer over in deze blog.

Lees meer

Thuiswerk? Het nieuwe normaal?

Wordt thuiswerk het nieuwe normaal? Voor Corona voerden sommige werkgevers thuiswerk in om werknemers meer flexibiliteit te geven. Ondertussen na 6 maanden geraakt het thuiswerk helemaal ingeburgerd. Maar het nieuwe thuiswerk vergt wel wat veranderingen in de manier van werken en communicatie.

Lees meer

Lopen je werknemers ook gedemotiveerd rond?

Het zijn geen gemakkelijke tijden vandaag! Veel werknemers geraken gedemotiveerd. Lees hier wat je hieraan als werkgever kan doen.

1 september 2020

Lees meer

Zijn al jouw uurroosters opgenomen in het arbeidsreglement?

Het is wettelijk verplicht om al je voltijdse uurroosters en deeltijdse variabele uurroosters op te nemen in je arbeidsreglement. De verplichting om al je deeltijdse uurroosters op te nemen in je arbeidsreglement is paar jaar geleden weggevallen, maar moeten deze opgenomen worden in het contract.

20 augustus 2020

Lees meer

Je werknemer valt ziek tijdens de vakantie, moet ik dan gewaarborgd loon betalen?

Valt je werknemer ziek tijdens de vakantie? Dan betaal je al dan niet gewaarborgd loon afhankelijk van het tijdstip waarop de werknemer ziek is geworden.

4 augustus 2020

Lees meer

Waarom heb ik bij de aanwerving van mijn eerste werknemer een uitgebreide functieomschrijving nodig?

De aanwerving van je eerst werknemer is een grote stap en nieuwe fase in je bedrijf. Bereid je hier goed op voor ! Bij een goede voorbereiding hoort ook een duidelijke functieomschrijving die de basis is voor je vacature. Dit helpt je om gerichter op zoek te gaan naar het juiste profiel.

Lees meer

Hoe het gewaarborgd loon recupereren bij derden?

Wist je dat ingeval van een ongeval waarvoor de medewerker niet aansprakelijk is, je als werkgever het gewaarborgd loon kan recupereren bij diegene die aansprakelijk is. Natuurlijk zal je hier zelf stappen moeten ondernemen of je kan dit uitbesteden aan een schadebeheerder zoals ISCS

13 juli 2020

Lees meer

Mag ik als werkgever de mailbox van mijn werknemer controleren?

In het kader van een betwisting van een ontslag om dringende reden waar de werkgever professionele e-mails van de werknemer gebruikt om de feiten te bewijzen, oordeelde het Hof van Cassatie dat deze bewijzen onterecht waren bekomen omdat de medewerker geen expliciete toestemming had gegeven dat de werkgever zijn mailbox mocht raadplegen of controleren.

Lees meer

Welke waarden draagt jouw bedrijf?

Ik kom in contact met heel veel KMO’s, bedrijven met één werknemer maar ook grotere bedrijven tot 20 werknemers. En vaak stel ik vast dat de zaakvoerder nog niet heeft nagedacht over welke waarden ze willen uitdragen. Maar ook welke waarden en normen een kandidaat moet hebben alvorens deze in het bedrijf kan starten.

Lees meer

Ik wil mijn werknemers belonen, maar me hier niet blauw aan betalen

Als je een éénmalige bonus uitbetaalt van bijvoorbeeld 1.000 € kost dit jou 1.275 € en houdt de werknemer hier netto ongeveer 415 € aan over. Er gaat een dikke 850 € naar de overheid onder de vorm van sociale zekerheid en bedrijfsvoorheffing.

Lees meer

Wanneer moet ik mijn werknemer een woon-werkvergoeding betalen?

Moet ik als werkgever mijn werknemer een woon-werkvergoeding betalen? Hoeveel vergoeding moet ik betalen? Hoe bereken ik de werkgeversbijdrage? Hoe worden deze vergoedingen bepaald en berekend? Betaal ik hierop sociale bijdrage? Wat houdt de werknemer hier netto van over?

Lees meer

Een functieomschrijving dat heb ik niet nodig?

Je bent niet verplicht om een functieomschrijving per werknemer te hebben, wel moet je duidelijk opnemen in de arbeidsovereenkomst welke taken de werknemer moet uitvoeren. Toch brengt een functieomschrijving veel helderheid en is ze een basis voor een goede vacature en een verloningsbeleid.

Lees meer

Sociale verkiezingen DAG X :reeds nagedacht over de inrichting en openingsuren van je stembureau?

Bij de procedure van de sociale verkiezingen moeten de bedrijven binnen paar dagen de lijsten van Dag X uithangen. Dag X heeft exact plaats 90 dagen voor de effectieve stemming en is de officiële aankondiging van de verkiezingen.

Lees meer

Heb jij al eens een onkostenvergoeding als een loonsopslag toegekend?

In deze blog licht ik toe wat de regels zijn betreffende het toekennen van onkostenvergoedingen. En de risico's indien je onkostenvergoeding wordt geherkwalificeerd als verdoken loon door de sociale inspectie

Lees meer

Geniet van vrijstelling werkgeversbijdrage bij de aanwerving van je eerste werknemer

Een nieuwe werkgever die voor 31 december 2020 zijn eerste werknemer aanwerft kan genieten van een volledige vrijstelling van werkgeversbijdrage en een tussenkomst in de aansluitingskosten van het sociaal secretariaat van 36,45 €/kwartaal en dit voor onbepaalde duur.

Lees meer

Sociale verkiezingen, pas op! Kandidaten zijn reeds beschermd tegen ontslag, zonder dat je het weet!

Vanaf half januari tot aan de bekendmaking van de kandidaten is er tijdens de verkiezingen een “occulte periode”. Tijdens deze periode zijn de kandidaten reeds beschermd tegen ontslag, maar je weet als werkgever niet wie zich kandidaat heeft gesteld. Ik raad je af om gedurende deze periode over te gaan tot ontslag van werknemers, anders kan het je een kostelijke zaak worden.

Lees meer

Ben ik verplicht om sociale inspectie toe te laten in mijn bedrijf?

Ik krijg deze vraag regelmatig van mijn klanten. Hieronder geef ik je de bevoegdheid van de sociale inspectie mee en welke handelingen deze mogen doen om aan de gevraagde informatie te komen.

Lees meer

Wat moet je zeker opnemen in je “car policy”?

Vanaf het moment dat je een bedrijfswagen voorziet voor je werknemer(s) moet je een wagenpark beleid invoeren. Een “car policy” is geen wettelijke verplichting, maar in mijn ogen wel een must. De car policy is een instrument waarin je duidelijk richtlijnen en afspraken maakt met de werknemer.

Lees meer

Heb jij je vervangende feestdagen en collectieve sluiting voor 2020 reeds bekendgemaakt aan je personeel?

Als werkgever ben je verplicht om de vervangende feestdagen en collectieve sluiting voor 2020 reeds mee te delen aan je werknemers voor 15 december 2019.

Lees meer

2 op de 3 werknemers toch ontslagen na langdurige ziekte

Vorig weekend verscheen er een artikel in HLN dat de re-integratie procedure voor langdurige zieken die in 2017 werd ingevoerd onder de loop. De re-integratie procedure werd in het leven geroepen om langdurige zieke werknemers terug te integreren bij hun werkgever en om meer voorwaarden op te leggen bij ontslag omwille van medische overmacht.

Lees meer

Uitzendkrachten en sociale verkiezingen

Alle bedrijven in België met minimum 50 werknemers (inclusief uitzendkrachten) zijn verplicht om de sociale verkiezingen te organiseren. Ook indien er geen vakbond in het bedrijf aanwezig is. Een bedrijf tussen de 50 en 99 werknemers moet de sociale verkiezingen organiseren voor het inrichten van een Comité voor Preventie en Bescherming.

Lees meer

Welke acties kan een bedrijf nemen om werknemers te stimuleren en te helpen om te stoppen met roken.

Onlangs kwam in de media dat Tabakologen vinden dat het tijd is dat bedrijven maatregelen nemen om rokende werknemers te helpen om te stoppen met roken. Volgens cijfers ligt het ziekteverzuim bij rokers in Vlaanderen 1,5 x hoger tegenover niet rokers. Daarnaast kosten werknemers die rookpauzes nemen gedurende de werktijd bommen geld.

Lees meer

Gratis webinar sociale verkiezingen 2020 Wat moet je weten voor je de verkiezingen opstart!

Maandag 4 november 2019 van 12u tot 13u Graag help ik je om de sociale verkiezingen goed voor te bereiden. Tijdens de Webinar licht ik toe hoe je je moet voorbereiden maar ook hoe de procedure verloopt. Ik geef je tips en maak je attent op valkuilen.

Lees meer

Nog geen actie genomen voor de sociale verkiezingen in mei 2020?

Alle bedrijven in België die minimum 50 werknemers (inclusief uitzendkrachten) zijn verplicht om de sociale verkiezingen te organiseren. Ook indien er geen vakbond in het bedrijf aanwezig is.

Lees meer

Waarom het als KMO bedrijf voordelig is om je huidige manier van "verlonen" in kaart te brengen?

Met mijn expertise help ik KMO bedrijven wegwijs te maken in de kluwen van wetgeving en regelgeving van toepassing bij tewerkstelling van werknemers. En één van de zaken die ik graag doe voor KMO bedrijven is hun verloningsbeleid op punt stellen.

Lees meer

Is mijn bedrijf verplicht om de sociale verkiezingen te organiseren?

In mei 2020 zijn duizenden bedrijven in België verplicht om de sociale verkiezingen te organiseren, om zo de werknemersafvaardiging in hun Comité voor Preventie en Bescherming en Ondernemingsraad te kiezen. De procedure duurt 150 kalenderdagen en vat reeds aan half december 2019.

Lees meer

Waarom “gewoon” een bonus toekennen zonder je werknemers te evalueren geen goed idee is?

Ik kreeg een vraag van een zaakvoerder van een KMO bedrijf met zowel arbeiders als bediende om te kijken of hij een geoptimaliseerde bonus kan invoeren, liefst ook om individueel te kunnen toekennen aan de mannen die goed werk afleveren.

Lees meer

Kortere opzegtermijnen voor nieuwe arbeidsovereenkomsten vanaf 1 mei 2018

Lees meer

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x