Heb jij al eens een onkostenvergoeding als een loonsopslag toegekend?


Heb jij als werkgever al een forfaitaire onkostenvergoeding toegekend als extra nettoloon, zonder na te denken welke werkelijke kosten deze forfaitaire onkostenvergoeding dekt?  Dan is de kans groot dat bij een sociale inspectie, de inspecteur deze onkostenvergoeding gaat verwerpen en dit gaat herkwalificeren als verdoken loon.

Welke onkostenvergoeding mag je wel uitbetalen?

De terugbetaling van onkosten aan een werknemer die ten laste vallen van de werkgever zijn vrijgesteld van sociale zekerheid en bedrijfsvoorheffing als volgende 3 voorwaarden zijn vervuld:

  • De kosten worden gemaakt in het kader van de dienstbetrekking;
  • De kosten zijn reëel;
  • De juistheid van de uitgaven kan door de werkgever met bewijsstukken verantwoord worden.

Kleine kosten die moeilijk bewijsbaar zijn, mag de werkgever forfaitair ramen, maar ook hier moet de werkgever de forfaitaire onkostenvergoeding kunnen verantwoorden.

De sociale zekerheid beschikt over een lijst van forfaitaire onkosten die een werkgever aan zijn werknemer mag uitbetalen. Wanneer je deze richtlijn volgt is de kans op herkwalificatie naar verdoken loon klein.  Enkele voorbeelden zijn:

  • 15 € onkostenvergoeding voor carwash firmawagen,
  • 15 € onkostenvergoeding voor parkeerkosten firmawagen,
  • 0.3653€ per kilometer woon-werkverplaatsingen en beroepsverplaatsingen met eigen wagen,
  • 10 € per dag baanvergoeding voor een werknemer die iedere dag op de baan is (vb verkoper),

Welke actie moet je nemen om in regel te zijn?

  • Eerst en vooral kijk je na of forfaitaire onkosten van de lijst van de sociale zekerheid van toepassing kunnen zijn.
  • Indien bovenstaande de uitbetaalde forfaitaire onkostenvergoeding niet dekt, maak je een lijst op met kleine onkosten zoals parkeerkosten, abonnementskosten vakliteratuur, kledijkosten voor werknemers die er goed moeten voorkomen omdat ze in contact komen met klanten, of net kledij kosten omdat de eigen kledij sneller vuil wordt dan normaal,….
  • Maak altijd een bijlage bij de arbeidsovereenkomst met je werknemer die de onkostenvergoeding verklaart en vermeldt in deze overeenkomst dat de werkgever deze vergoeding eenzijdig kan aanpassen op het moment dat de uitbetaling niet meer overeenkomt met de realiteit.
  • Ken eenzelfde onkostenvergoeding toe aan gelijkaardige functies.   Zo heeft bijvoorbeeld iedere verkoper op de baan in werkelijkheid dezelfde onkosten, ken dan hetzelfde bedrag toe.  Niet consequent zijn zal vragen oproepen bij de inspecteur.

Wat als je de onkostenvergoeding NIET kan verantwoorden?

In het geval je de onkostenvergoeding niet kan verantwoorden en je hebt hierover nooit een overeenkomst opgemaakt met je werknemer, dan heb je een probleem.

Ingeval er een sociale inspectie komt is de kans heel groot dat deze de onkostenvergoeding zal herkwalificeren naar verdoken loon met gevolg dat je tot maximum 5 jaar terug op de vergoeding sociale bijdrage werkgever en werknemer zal moeten betalen.  Je kan de 13,07% sociale bijdrage werknemer niet recupereren bij de werknemer. 

Voorbeeld totale extra kost: je betaalt al 2 jaar 100 € onkostenvergoeding aan je werknemer die nu wordt beschouwd als loon.

Sociale bijdrage werkgever (30%) = 30€ + sociale bijdrage werknemer = 13,07€ = 43,07€ x 24 maanden = 1.033,68 € sociale bijdrage

Bijdrage correctie sociaal secretariaat +- 25€ per correctie per maand= 25x24 = 600 €

Totale extra kost bovenop de onkostenvergoeding (2.400 €) bedraagt 1633,68 €


Daarnaast zal de werknemer niet blij zijn dat hij/zij 100 € netto per maand verliest en zal aangezien het verdoken loon is moeten opgebruteerd worden en bijgeteld moeten worden bij het brutoloon.  Het kan je voor de toekomst tot 250 € extra per maand kosten.   En dan wordt het een dure grap!

Besluit

Ga bewust om met het toekennen van onkostenvergoedingen!  Ken deze alleen toe als je de werkelijke onkosten kan bewijzen en maak altijd hierover een overeenkomst op met je werknemer met duidelijke afspraken.

Kan je je onkosten niet verantwoorden en wil je dit rechttrekken?  Hulp nodig van een juridisch HR consultant?  Wil je je goed voorbereiden op een komende sociale inspectie?


Wil je graag wekelijks mijn nieuwsbrief ontvangen, schrijf je dan in via onderstaande knop

Heb jij al eens een onkostenvergoeding als een loonsopslag toegekend?

Waarom een werknemer aanwerven via IBO?

Wil je zelf een geschikte arbeidskracht opleiden? Dan kan je beroep doen op een budgetvriendelijk IBO-contract met de VDAB. Lees er meer over in deze blog.

Lees meer

Thuiswerk? Het nieuwe normaal?

Wordt thuiswerk het nieuwe normaal? Voor Corona voerden sommige werkgevers thuiswerk in om werknemers meer flexibiliteit te geven. Ondertussen na 6 maanden geraakt het thuiswerk helemaal ingeburgerd. Maar het nieuwe thuiswerk vergt wel wat veranderingen in de manier van werken en communicatie.

Lees meer

Lopen je werknemers ook gedemotiveerd rond?

Het zijn geen gemakkelijke tijden vandaag! Veel werknemers geraken gedemotiveerd. Lees hier wat je hieraan als werkgever kan doen.

1 september 2020

Lees meer

Zijn al jouw uurroosters opgenomen in het arbeidsreglement?

Het is wettelijk verplicht om al je voltijdse uurroosters en deeltijdse variabele uurroosters op te nemen in je arbeidsreglement. De verplichting om al je deeltijdse uurroosters op te nemen in je arbeidsreglement is paar jaar geleden weggevallen, maar moeten deze opgenomen worden in het contract.

20 augustus 2020

Lees meer

Je werknemer valt ziek tijdens de vakantie, moet ik dan gewaarborgd loon betalen?

Valt je werknemer ziek tijdens de vakantie? Dan betaal je al dan niet gewaarborgd loon afhankelijk van het tijdstip waarop de werknemer ziek is geworden.

4 augustus 2020

Lees meer

Waarom heb ik bij de aanwerving van mijn eerste werknemer een uitgebreide functieomschrijving nodig?

De aanwerving van je eerst werknemer is een grote stap en nieuwe fase in je bedrijf. Bereid je hier goed op voor ! Bij een goede voorbereiding hoort ook een duidelijke functieomschrijving die de basis is voor je vacature. Dit helpt je om gerichter op zoek te gaan naar het juiste profiel.

Lees meer

Hoe het gewaarborgd loon recupereren bij derden?

Wist je dat ingeval van een ongeval waarvoor de medewerker niet aansprakelijk is, je als werkgever het gewaarborgd loon kan recupereren bij diegene die aansprakelijk is. Natuurlijk zal je hier zelf stappen moeten ondernemen of je kan dit uitbesteden aan een schadebeheerder zoals ISCS

13 juli 2020

Lees meer

Mag ik als werkgever de mailbox van mijn werknemer controleren?

In het kader van een betwisting van een ontslag om dringende reden waar de werkgever professionele e-mails van de werknemer gebruikt om de feiten te bewijzen, oordeelde het Hof van Cassatie dat deze bewijzen onterecht waren bekomen omdat de medewerker geen expliciete toestemming had gegeven dat de werkgever zijn mailbox mocht raadplegen of controleren.

Lees meer

Heeft je bedrijf geen arbeidsreglement of heb je deze al in jaren niet meer geupdate?

Ik merk dat de waarde van een arbeidsreglement sterk onderschat wordt door bedrijven. Een arbeidsreglement is ten eerste een wettelijke verplichting, maar daarnaast ook een tool om afspraken, regels en een kader voor de werknemers vast te leggen.

Lees meer

Welke waarden draagt jouw bedrijf?

Ik kom in contact met heel veel KMO’s, bedrijven met één werknemer maar ook grotere bedrijven tot 20 werknemers. En vaak stel ik vast dat de zaakvoerder nog niet heeft nagedacht over welke waarden ze willen uitdragen. Maar ook welke waarden en normen een kandidaat moet hebben alvorens deze in het bedrijf kan starten.

Lees meer

Ik wil mijn werknemers belonen, maar me hier niet blauw aan betalen

Als je een éénmalige bonus uitbetaalt van bijvoorbeeld 1.000 € kost dit jou 1.275 € en houdt de werknemer hier netto ongeveer 415 € aan over. Er gaat een dikke 850 € naar de overheid onder de vorm van sociale zekerheid en bedrijfsvoorheffing.

Lees meer

Wanneer moet ik mijn werknemer een woon-werkvergoeding betalen?

Moet ik als werkgever mijn werknemer een woon-werkvergoeding betalen? Hoeveel vergoeding moet ik betalen? Hoe bereken ik de werkgeversbijdrage? Hoe worden deze vergoedingen bepaald en berekend? Betaal ik hierop sociale bijdrage? Wat houdt de werknemer hier netto van over?

Lees meer

Een functieomschrijving dat heb ik niet nodig?

Je bent niet verplicht om een functieomschrijving per werknemer te hebben, wel moet je duidelijk opnemen in de arbeidsovereenkomst welke taken de werknemer moet uitvoeren. Toch brengt een functieomschrijving veel helderheid en is ze een basis voor een goede vacature en een verloningsbeleid.

Lees meer

Sociale verkiezingen DAG X :reeds nagedacht over de inrichting en openingsuren van je stembureau?

Bij de procedure van de sociale verkiezingen moeten de bedrijven binnen paar dagen de lijsten van Dag X uithangen. Dag X heeft exact plaats 90 dagen voor de effectieve stemming en is de officiële aankondiging van de verkiezingen.

Lees meer

Geniet van vrijstelling werkgeversbijdrage bij de aanwerving van je eerste werknemer

Een nieuwe werkgever die voor 31 december 2020 zijn eerste werknemer aanwerft kan genieten van een volledige vrijstelling van werkgeversbijdrage en een tussenkomst in de aansluitingskosten van het sociaal secretariaat van 36,45 €/kwartaal en dit voor onbepaalde duur.

Lees meer

Sociale verkiezingen, pas op! Kandidaten zijn reeds beschermd tegen ontslag, zonder dat je het weet!

Vanaf half januari tot aan de bekendmaking van de kandidaten is er tijdens de verkiezingen een “occulte periode”. Tijdens deze periode zijn de kandidaten reeds beschermd tegen ontslag, maar je weet als werkgever niet wie zich kandidaat heeft gesteld. Ik raad je af om gedurende deze periode over te gaan tot ontslag van werknemers, anders kan het je een kostelijke zaak worden.

Lees meer

Ben ik verplicht om sociale inspectie toe te laten in mijn bedrijf?

Ik krijg deze vraag regelmatig van mijn klanten. Hieronder geef ik je de bevoegdheid van de sociale inspectie mee en welke handelingen deze mogen doen om aan de gevraagde informatie te komen.

Lees meer

Wat moet je zeker opnemen in je “car policy”?

Vanaf het moment dat je een bedrijfswagen voorziet voor je werknemer(s) moet je een wagenpark beleid invoeren. Een “car policy” is geen wettelijke verplichting, maar in mijn ogen wel een must. De car policy is een instrument waarin je duidelijk richtlijnen en afspraken maakt met de werknemer.

Lees meer

Heb jij je vervangende feestdagen en collectieve sluiting voor 2020 reeds bekendgemaakt aan je personeel?

Als werkgever ben je verplicht om de vervangende feestdagen en collectieve sluiting voor 2020 reeds mee te delen aan je werknemers voor 15 december 2019.

Lees meer

2 op de 3 werknemers toch ontslagen na langdurige ziekte

Vorig weekend verscheen er een artikel in HLN dat de re-integratie procedure voor langdurige zieken die in 2017 werd ingevoerd onder de loop. De re-integratie procedure werd in het leven geroepen om langdurige zieke werknemers terug te integreren bij hun werkgever en om meer voorwaarden op te leggen bij ontslag omwille van medische overmacht.

Lees meer

Uitzendkrachten en sociale verkiezingen

Alle bedrijven in België met minimum 50 werknemers (inclusief uitzendkrachten) zijn verplicht om de sociale verkiezingen te organiseren. Ook indien er geen vakbond in het bedrijf aanwezig is. Een bedrijf tussen de 50 en 99 werknemers moet de sociale verkiezingen organiseren voor het inrichten van een Comité voor Preventie en Bescherming.

Lees meer

Welke acties kan een bedrijf nemen om werknemers te stimuleren en te helpen om te stoppen met roken.

Onlangs kwam in de media dat Tabakologen vinden dat het tijd is dat bedrijven maatregelen nemen om rokende werknemers te helpen om te stoppen met roken. Volgens cijfers ligt het ziekteverzuim bij rokers in Vlaanderen 1,5 x hoger tegenover niet rokers. Daarnaast kosten werknemers die rookpauzes nemen gedurende de werktijd bommen geld.

Lees meer

Gratis webinar sociale verkiezingen 2020 Wat moet je weten voor je de verkiezingen opstart!

Maandag 4 november 2019 van 12u tot 13u Graag help ik je om de sociale verkiezingen goed voor te bereiden. Tijdens de Webinar licht ik toe hoe je je moet voorbereiden maar ook hoe de procedure verloopt. Ik geef je tips en maak je attent op valkuilen.

Lees meer

Nog geen actie genomen voor de sociale verkiezingen in mei 2020?

Alle bedrijven in België die minimum 50 werknemers (inclusief uitzendkrachten) zijn verplicht om de sociale verkiezingen te organiseren. Ook indien er geen vakbond in het bedrijf aanwezig is.

Lees meer

Waarom het als KMO bedrijf voordelig is om je huidige manier van "verlonen" in kaart te brengen?

Met mijn expertise help ik KMO bedrijven wegwijs te maken in de kluwen van wetgeving en regelgeving van toepassing bij tewerkstelling van werknemers. En één van de zaken die ik graag doe voor KMO bedrijven is hun verloningsbeleid op punt stellen.

Lees meer

Is mijn bedrijf verplicht om de sociale verkiezingen te organiseren?

In mei 2020 zijn duizenden bedrijven in België verplicht om de sociale verkiezingen te organiseren, om zo de werknemersafvaardiging in hun Comité voor Preventie en Bescherming en Ondernemingsraad te kiezen. De procedure duurt 150 kalenderdagen en vat reeds aan half december 2019.

Lees meer

Waarom “gewoon” een bonus toekennen zonder je werknemers te evalueren geen goed idee is?

Ik kreeg een vraag van een zaakvoerder van een KMO bedrijf met zowel arbeiders als bediende om te kijken of hij een geoptimaliseerde bonus kan invoeren, liefst ook om individueel te kunnen toekennen aan de mannen die goed werk afleveren.

Lees meer

Kortere opzegtermijnen voor nieuwe arbeidsovereenkomsten vanaf 1 mei 2018

Lees meer

{{ popup_title }}

{{ popup_close_text }}

x